Ale jak wynika z wewnętrznych danych WEBCON, przejście na elektroniczne fakturowanie w firmie, w której przez dział księgowości przechodzi średnio 100 faktur dziennie, oznacza oszczędność nawet 2 tysięcy godzin rocznie, czyli jednego etatu.
Faktury ustrukturyzowane
1 stycznia 2022 roku Polska dołączyła do grona zaledwie kilku krajów europejskich, w których stosuje się tzw. faktury ustrukturyzowane. Na razie dobrowolnie. Jednak zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, w przyszłym roku (prawdopodobnie w II kwartale) korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich polskich przedsiębiorców.
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, która służy do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Wiemy już, że wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF pociągnie za sobą kluczową zmianę – od tego momentu każdy przedsiębiorca działający na terenie Polski będzie musiał korzystać z nowego rodzaju dokumentów, tzw. faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur). e-Faktura zgodnie z definicją zawartą w znowelizowanej ustawie o VAT, jest fakturą wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, posiadającą numer identyfikujący ją w systemie.
Oszczędność czasu i pieniędzy
Po pierwsze, cyfryzacja faktur to w ocenie branży oszczędność czasu i pieniędzy. Wystawianie i przesyłanie elektronicznych faktur w standardzie KSeF daje pewność, że trafią one do odbiorcy – i to szybciej niż dotychczas, co pozytywnie wpłynie na dynamikę obrotu między przedsiębiorcami oraz na rozliczenia. Wprowadzenie jednego wzoru oznacza z kolei, że możliwa staje się pełna automatyzacja procesu rejestracji faktur w systemach informatycznych odbiorcy. W praktyce, dzięki KSeF wprowadzenie kompletnego rozwiązania elektronicznego obiegu faktur do firmy będzie prostsze, a to przełoży się na kolejne korzyści.
Druga rzecz to korzyści z tytułu VAT. Przedsiębiorcy korzystający z Krajowego Systemu e-Faktur zyskają możliwość szybszego zwrotu podatku VAT. Użytkownik systemu, spełniając określone przez Ministerstwo Finansów warunki, może otrzymać zwrot o 1/3 szybciej niż dotychczas – w ciągu 40, a nie 60 dni.
I po trzecie, koniec z archiwizacją faktur. Każda faktura ustrukturyzowana ma być automatycznie archiwizowana w systemie i przechowywana w nim przez 10 lat. Dzięki temu wyeliminowane zostaną duplikaty, dokumenty nigdy nie ulegną zniszczeniu ani zgubieniu, co w przypadku faktur tradycyjnych, czasami się zdarza. Powinno to również doprowadzić do zniesienia obowiązku archiwizacji faktur przesyłanych w ramach KSeF przez samego przedsiębiorcę.
Struktura i edukacja
Po pierwsze, skomplikowana struktura formularza – Krajowy System e-Faktur został zaprojektowany tak, aby obsłużyć wszystkie możliwe przypadki. To podejście ma jednak jedną wadę – formularz przygotowany na każdą ewentualność zawiera aż kilkaset pól. W związku z tak rozbudowaną strukturą jego poprawne wypełnienie może początkowo zabrać dużo więcej czasu niż wystawienie tradycyjnej faktury.
Po drugie, edukacja pracowników. KSeF w przyszłości ma maksymalnie uprościć proces fakturowania. Jednak jak każda zmiana prawno-podatkowa i ta wiąże się z nowymi informacjami, procesami, konsekwencjami. Niezbędne zatem jest odpowiednie przeszkolenie wszystkich zaangażowanych pracowników w zakresie nowego sposobu fakturowania i narzędzi służących w firmie do tego procesu.
I po trzecie wreszcie, potrzeba dostosowania istniejących systemów informatycznych do KSeF. Te firmy, które korzystają z systemów do wystawiania faktur (np. systemów ERP) lub też rejestrowania i akceptacji faktur przychodzących (elektronicznych obiegów), będą musiały dostosować swoje systemy do pracy z Krajowym Systemem e-Faktur lub zaplanować i przeprowadzić proces migracji istniejących rozwiązań do nowszych wersji wspierających KSeF.
