W 2023 roku polskich przedsiębiorców czeka prawdziwa rewolucja związana z przejściem na powszechne fakturowanie elektroniczne. Ministerstwo Finansów prowadzi pilotaż Krajowego Systemu e-Faktur od początku tego roku i na razie korzystanie z systemu jest dobrowolne. Od przyszłego roku będzie jednak obowiązkowe. Zdaniem ekspertów nowy standard fakturowy stawia przed firmami wiele wyzwań, głównie technologicznych, którym sprostanie może okazać się bardzo opłacalne.
Ale jak wynika z wewnętrznych danych WEBCON, przejście na elektroniczne fakturowanie w firmie, w której przez dział księgowości przechodzi średnio 100 faktur dziennie, oznacza oszczędność nawet 2 tysięcy godzin rocznie, czyli jednego etatu.
Faktury ustrukturyzowane
1 stycznia 2022 roku Polska dołączyła do grona zaledwie kilku krajów europejskich, w których stosuje się tzw. faktury ustrukturyzowane. Na razie dobrowolnie. Jednak zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, w przyszłym roku (prawdopodobnie w II kwartale) korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich polskich przedsiębiorców.
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, która służy do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Wiemy już, że wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF pociągnie za sobą kluczową zmianę – od tego momentu każdy przedsiębiorca działający na terenie Polski będzie musiał korzystać z nowego rodzaju dokumentów, tzw. faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur). e-Faktura zgodnie z definicją zawartą w znowelizowanej ustawie o VAT, jest fakturą wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, posiadającą numer identyfikujący ją w systemie.
Nasze doświadczenie pokazuje, że wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów cieszą się na polskim rynku rosnącym zainteresowaniem. Faktury to niezmiennie jeden z najchętniej i najczęściej digitzalizowanych typów dokumentów. Dzięki KSeF wprowadzony zostanie powszechny standard zapisu faktur, a to umożliwia w pełni elektroniczne przesyłanie ich między firmami i otwiera drogę do pełniejszej automatyzacji procesu rejestracji i obsługi tych dokumentów. Z naszych szacunków wynika, że w firmach, które właściwie wykorzystają uruchomienie KSeF, koszty obsługi faktur spadną wielokrotnie – ocenia Łukasz Wróbel, wiceprezes WEBCON.
Oszczędność czasu i pieniędzy
Po pierwsze, cyfryzacja faktur to w ocenie branży oszczędność czasu i pieniędzy. Wystawianie i przesyłanie elektronicznych faktur w standardzie KSeF daje pewność, że trafią one do odbiorcy – i to szybciej niż dotychczas, co pozytywnie wpłynie na dynamikę obrotu między przedsiębiorcami oraz na rozliczenia. Wprowadzenie jednego wzoru oznacza z kolei, że możliwa staje się pełna automatyzacja procesu rejestracji faktur w systemach informatycznych odbiorcy. W praktyce, dzięki KSeF wprowadzenie kompletnego rozwiązania elektronicznego obiegu faktur do firmy będzie prostsze, a to przełoży się na kolejne korzyści.
Z szacunków wynika, że wdrożenie cyfrowego obiegu faktur pozwoliło wygenerować oszczędności na poziomie ponad 2 tysięcy godzin w skali roku. To w praktyce oszczędność jednego pełnego etatu – dodaje Wróbel.
Druga rzecz to korzyści z tytułu VAT. Przedsiębiorcy korzystający z Krajowego Systemu e-Faktur zyskają możliwość szybszego zwrotu podatku VAT. Użytkownik systemu, spełniając określone przez Ministerstwo Finansów warunki, może otrzymać zwrot o 1/3 szybciej niż dotychczas – w ciągu 40, a nie 60 dni.
I po trzecie, koniec z archiwizacją faktur. Każda faktura ustrukturyzowana ma być automatycznie archiwizowana w systemie i przechowywana w nim przez 10 lat. Dzięki temu wyeliminowane zostaną duplikaty, dokumenty nigdy nie ulegną zniszczeniu ani zgubieniu, co w przypadku faktur tradycyjnych, czasami się zdarza. Powinno to również doprowadzić do zniesienia obowiązku archiwizacji faktur przesyłanych w ramach KSeF przez samego przedsiębiorcę.
Struktura i edukacja
Po pierwsze, skomplikowana struktura formularza – Krajowy System e-Faktur został zaprojektowany tak, aby obsłużyć wszystkie możliwe przypadki. To podejście ma jednak jedną wadę – formularz przygotowany na każdą ewentualność zawiera aż kilkaset pól. W związku z tak rozbudowaną strukturą jego poprawne wypełnienie może początkowo zabrać dużo więcej czasu niż wystawienie tradycyjnej faktury.
Po drugie, edukacja pracowników. KSeF w przyszłości ma maksymalnie uprościć proces fakturowania. Jednak jak każda zmiana prawno-podatkowa i ta wiąże się z nowymi informacjami, procesami, konsekwencjami. Niezbędne zatem jest odpowiednie przeszkolenie wszystkich zaangażowanych pracowników w zakresie nowego sposobu fakturowania i narzędzi służących w firmie do tego procesu.
I po trzecie wreszcie, potrzeba dostosowania istniejących systemów informatycznych do KSeF. Te firmy, które korzystają z systemów do wystawiania faktur (np. systemów ERP) lub też rejestrowania i akceptacji faktur przychodzących (elektronicznych obiegów), będą musiały dostosować swoje systemy do pracy z Krajowym Systemem e-Faktur lub zaplanować i przeprowadzić proces migracji istniejących rozwiązań do nowszych wersji wspierających KSeF.
KSeF jest tak naprawdę kolejnym źródłem, z którego faktury będą przychodzić do firmy lub będą musiały być tam wystawiane. Jeżeli firma korzysta z elastycznego systemu informatycznego, obsługa e-Faktur nie powinna stanowić wyzwania technologicznego. Obecnie, piłka leży po stronie Ministerstwa Finansów, aby dobrze przygotować Krajowy System e-Faktur i budować jego świadomość wśród polskich przedsiębiorców – podsumowuje Wróbel.