Mimo zapowiadanego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur, z którego każdy polski przedsiębiorca będzie musiał korzystać najprawdopodobniej od 2024 roku, aż 66 procent firm nadal wprowadza do obrotu setki papierowych faktur. Tylko 17 procent przedsiębiorstw w Polsce stosuje wyłącznie elektroniczne dokumenty księgowe – wynika z raportu „Rewolucja w fakturowaniu: czy polskie firmy są gotowe na KSeF?”. Tylko 11 procent planuje wdrożenie cyfrowego obiegu faktur ze względu na zbliżający się obowiązek korzystania z KSeF.
Z najnowszego badania przeprowadzonego przez krakowski WEBCON, producenta oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów, wynika, że co czwarta firma w Polsce wystawia do 10 faktur miesięcznie, co trzecia – od 11 do 100, 17 procent – do 500, a 12 procent więcej niż 500.
Zależnie od wielkości firmy
Oczywiście liczba wystawianych faktur jest zależna od wielkości firmy. I tak, połowa mikrofirm wystawia do 10 faktur miesięcznie, podczas gdy około połowa firm średnich i dużych – ponad 100.
Biorąc pod uwagę tak dużą liczbę dokumentów sprzedaży, sposób ich generowania może niepokoić. Aż dwie na trzy firmy w Polsce nadal korzystają z faktur papierowych (66 procent). Tylko 17 procent wystawia je jedynie w formie elektronicznej. Prawie połowa firm korzysta z narzędzia do elektronicznego obiegu faktur (48 procent), a 11 procent ma w planach jego wdrożenie, między innymi z uwagi na nowe regulacje związane z zapowiadanym obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur – czytamy w raporcie.
Postępująca cyfryzacja nie dotarła jeszcze do wszystkich zakamarków polskiego biznesu. Łączymy się na wideokonferencjach, większość firmowych dokumentów przechowujemy w chmurze, ale faktury wciąż drukujemy. Zapowiadany obowiązek korzystania z KSeF to dobra okazja dla przedsiębiorstw, aby zrobić kolejny krok w stronę digitalizacji i wprowadzić w firmie elektroniczny obieg faktur. Wśród licznych korzyści, jakie z pewnością odczują, można wymienić przyspieszenie rozliczania faktur, lepszą kontrolę nad procesem i audytowalność oraz zmniejszenie liczby błędów. To również korzyść z punktu widzenia ekologii – tysiące drzew nie zostaną zamienione na miliony papierowych dokumentów – przekonuje Łukasz Wróbel, Wiceprezes WEBCON.
Kto wybiera papier?
Papierowe faktury dominują w firmach handlowych i produkcyjnych, wśród których odpowiednio aż 75 i 73 procent nadal używa drukowanych dokumentów. Podium domyka budownictwo, gdzie 69 procent firm decyduje się na papier.
Co ciekawe, twórcy raportu zauważyli, że te same branże, które drukują najwięcej, w największym stopniu używają także elektronicznego obiegu dokumentów. Z takiego rozwiązania korzysta 60 procent firm produkcyjnych, 55 procent handlowych i 45 procent w sektorze usług. 4 z 10 przedsiębiorstw budowlanych również wdrożyło już rozwiązania cyfrowe. Ta branża jednak przygotowuje się do zapowiadanych przez Ministerstwo Finansów zmian, gdyż 17 procent zapytanych planuje uruchomienie elektronicznego obiegu dokumentów w związku z planowanym wdrożeniem KSeF. Dla porównania w handlu tylko 7 procent firm ma takie plany.
Więksi chętniej digitalizują
Faktury drukują i małe i duże firmy – papierowe dokumenty są obecne w 68 procent średnich, 66 dużych i 65 procent mikrofirm. Inaczej ma się kwestia korzystania z elektronicznych dokumentów. Podczas gdy co trzecie najmniejsze przedsiębiorstwo zatrudniające do 9 pracowników wystawia cyfrowe faktury (39 procent), w średnich i dużych firmach na takie rozwiązanie stawia już co druga (po 55 procent wskazań).
Nie dziwi raczej to, że firmy generujące najwięcej dokumentów księgowych chętniej sięgają po elektroniczny obieg faktur. Rozwiązania tego typu używa 36 procent przedsiębiorców generujących do 10 dokumentów miesięcznie. Przy większej skali (od 500 do 1000 dokumentów miesięcznie) jest to już 78 procent, a przy ponad tysiącu faktur miesięcznie, 76 procent. Wraz ze wzrostem skali spada natomiast liczba firm deklarujących użycie wyłącznie faktur papierowych – dzieje się tak w ok. 40 procent najmniejszych firm, generujących do 10 faktur miesięcznie, ale już tylko w 3 procent firm generujących powyżej 1000 faktur.
Ministerstwo Finansów zapowiada, że od początku 2024 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obowiązkowe dla każdego – od samozatrudnionych, aż po liczące tysiące osób korporacje. Polska będzie czwartym krajem w Europie, po Portugalii, Hiszpanii i Włoszech, w którym obowiązywać będzie centralny system fakturowania. Jego wdrożenie to wiele korzyści, ale też wyzwania – technologiczne i organizacyjne. Choć jak wynika z naszego badania, niewiele polskich firm rozpoczęło przygotowania w tym zakresie, część z nich wiąże wdrożenie KSeF z wprowadzeniem elektronicznego obiegu akceptacji faktur – podsumowuje Łukasz Wróbel.